Son birkaç ayda dünya gündeminde bir anda en üst sırayı alan Covid-19 salgını, neredeyse hepimizin çalışma hayatını etkiledi. Salgının hızla yayılmasıyla beraber teknoloji şirketleri de çalışma yapılarını ilgilendiren önlemler aldılar. Birçok şirket sosyal mesafeyi korurken aynı zamanda işlerin devamlılığını sağlayabilmek adına uzaktan çalışma sistemine geçiş yaptı. Yeni sisteme geçiş ile birlikte ortam koşulları ve dış etkenlerin neden olduğu sorunları en aza indirmek için farklı yöntemler geliştirildi.

Teknoloji takımları hangi iletişim araçlarını daha çok tercih ediyor?

Uzaktan çalışan kişi sayısının arttığı bu dönemde, özellikle çevik yazılım ekiplerinin toplantılar için kullandığı yazılım araçları da birbirleriyle rekabet haline girdiler. Yapılan anket ve araştırma sonuçlarına göre; teknoloji ekipleri en çok “Zoom” kullanırken bunu “Teams” ve “Skype” takip ediyor. Yazılım araçlarının toplantıları yürütmekteki en büyük faydaları; ses, görüntü, mesajlaşma, ekran paylaşımı, toplu katılıma izin vermek gibi birçok iletişim özelliklerini barındırıyor olması. Bu özellikler sayesinde her ne kadar yüz yüze görüşmek kadar etkili olmasa da iletişim eksikliği giderilebilir ve işlerin devamlılığı sağlanabilir durumda. En fazla tercih edilen yöntem mikrofon açık bir şekilde toplantıların yürütülmesi. Böylelikle ekip üyeleri kendilerini sesli bir şekilde ifade edebiliyor. Bazı ekipler ise daha yüksek bir iletişim sağlayabilmek adına kamera açık bir durumda toplantılarını yürütmeyi tercih ediyor. Mesajlaşma ve e-posta gibi haberleşme seçenekleri ise yazılım araçlarının ses ve görüntü gibi güçlü iletişim yöntemlerinin yanında daha az tercih ediliyor.

Çevrim içi toplantılarda öngörülen olası problemler neler olabilir?

Uzaktan gerçekleştirilen toplantılar sırasında kullanılan yazılım araçları, süreci en iyi şekilde ilerletebilmek adına çalışanlara etkili çözüm yöntemleri sunsa da bazı durumlarda ufak sıkıntılar yaşatabiliyor. Bu sorunların arasında en fazla karşılaşılanı ise internet bağlantısı zayıflığı gibi teknik sebepler nedeniyle toplantıya katılımın geç sağlanması ve önemli görüşmeler yapılacağı zaman tüm ekip üyelerinin dahil olmasının beklenilmesiyle oluşan zaman kaybı. Karşılaşılan bu teknik sorunlar bazı durumlarda ses yetersizliğine de sebep olduğu için ekip içerisinde aynı anda konuşmalar ya da konudan bağımsız durumların konuşulması gibi sonuçlar doğurabilmekte. Bazı konuların zaman yetersizliğinden ya da anlaşılırlığının az olması nedeni ile tam olarak konuşulamaması, bağlantıların şirket dışı ortamdan yapılmasıyla beraber dış çevreden gelen ve dikkat dağınıklığına yol açan sesler, çok katılımlı toplantılarda katılımcıların takibinin sağlanamaması nedeniyle görüşme dışı kişilerin konuşmaları duyması gibi birçok durumla karşılaşılabiliyor. Ancak yapılan gözlemler sonucunda bu durumlar çok sık görülmediği için sorun haline getirilmediği fark edilmiş.

Genel olarak yorumlayacak olursak çevik yazılım ekiplerinin verimli çalışma sistemini Covid-19 dahil hiçbir güç durduramamakta. Teknik yetersizliklerin, çalışma ortamında ve toplantı planlamalarındaki değişikliklerin yaşattığı sorunlar çeşitli önlemler alınarak giderilmekte. Agile manifestoda bahsedildiği gibi: “Takım, düzenli aralıklarla nasıl daha etkili ve verimli olabileceğinin üzerinde düşünür ve davranışlarını buna göre ayarlar ve düzenler.”